Por Orbito Rosado Ramírez
El Estado como órgano macro en término administrativo, produce documentos en el ejercicio de sus funciones, en el ámbito institucional e interinstitucional de todo lo que conlleva la gestión administrativa y la gestión de servicios a la ciudadanía. El progreso y desarrollo de los pueblos no puede realizarse sin el aval de los documentos; de lo contrario se pierden las raíces del pasado y no hay forma de conservar informaciones sustentatoria, pues como lo expresa el Peruano Guillermo Durand Flórez “el desenvolvimiento implica conocimiento de antecedentes que sirvan de base para actuar”.
En sentido amplio y genérico, documento es todo registro de información independientemente de su soporte físico, el documento abarca todo lo que pueda transmitir el conocimiento humano; libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes, fichas, láminas, diseño, mapas, planos, informes, oficios, circulares, correspondencia, patentes, cintas grabadas, discos, partituras, memorias, manuscrito, sellos, registros, medallas y, en sentido general, todo lo que tenga carácter representativo en las tres dimensiones.
Todas esas tipologías de documentos, ya mencionadas, constituyen series documentales; pero no todos los documentos que produce y que recibe una institución son documentos de archivos, sino que sólo aquellos documentos que contengan información de cualquier fecha, forma, y soporte, producido por cualquier persona o institución pública o privada en el ejercicio de sus funciones, son documentos de archivos porque constituyen fuentes primarias insustituibles para el conocimiento del pasado histórico de los pueblos o regiones; los cuales conforman un acervo cultural inapreciable, como base para el conocimiento histórico del Estado como salvaguarda de los derechos del ciudadano y el desarrollo nacional.
Todos los documentos y expedientes que producen las instituciones y empresas, tanto públicas como algunas privadas, en su gestión administrativa, se generan como consecuencia de la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos, o la resolución de problemas. Por lo que esos documentos de archivo son de valor permanente que constituyen fuentes de nuestra identidad nacional, forman parte de los
valores culturales que el Estado está obligado a proteger, ya que para ello existe un marco jurídico encabezado por la Ley No. 481-08 y su reglamento de aplicación No. 129-10, válido a nivel nacional y de obligatoria observancia que estimula el desarrollo gradual e institucional para el éxito de la tarea modernizadora de los archivos, pues, los archivos son entidades encargadas de la conservación, ordenación y clasificación de los fondos documentales, ya que, por consiguiente, deben permanecer debidamente organizados para poder prestar un servicio eficiente.
Es muy necesario que los funcionarios, junto a la ciudadanía, tomen conciencia de la importancia de los archivos y en especial del Archivo Regional Suroeste y se sensibilicen con los archiveros o archivistas, considerándoles como parte integrante del patrimonio cultural, porque la Ley 481-08, así lo ordena en el art. No.1 de su reglamento se aplicación 129-10, dirigido para todas las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos (SNA), con el objetivo de homologar los procesos archivísticos, mediante políticas y normativas que garanticen la protección del patrimonio documental; así como la eficiencia y eficacia de los servicios que prestan los archivos en la administración y a la ciudadanía.
La Ley General de Archivos 481-08, en su articulo34, crea los Archivos Regionales, en cumplimiento de los criterios fundamentales de descentralización operativa y desconcentración de los archivos, con autonomía administrativa aunque dependiente técnicamente del Archivo General de la Nación. Esta iniciativa tiene el propósito de recibir toda la documentación del sector público de las demarcaciones de su jurisdicción, tras cumplirse los plazos de entrega. Preservar, defender e incrementar el patrimonio documental de la región, en este caso, la Región Suroeste. Organizar, tecnificar, administrar y difundir el patrimonio documental de la región, posibilitando la accesibilidad para la acción administrativa, la investigación científica y la información general.
Estas y otras razones se convierten en justificación para solicitar a las instituciones gubernamentales de la Región importantizar este espacio, creado para preservar la documentación que producen en su quehacer diario y que con el pasar del tiempo deben descansar en este archivo, por su valor histórico, para ser consultadas por los cientistas, profesionales y aficionados de la investigación.
